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Partir en mission (conférence, école d’été, synchrotron, etc.)

L’adresse du laboratoire à utiliser dans les résumés (abstracts), publications, etc. est la suivante :
Unité Mixte de Physique, CNRS, Thales, Université Paris-Saclay, 91767, Palaiseau, France

L’inscription à une conférence ou à une école d’été se fait avec un accord préalable avec vos encadrants. Le résumé soumis pour un oral ou une affiche devrait être envoyé à tous les co-auteurs pour approbation avant la soumission. L’ensemble des coûts (voyage, logement, enregistrement) liés à votre participation à une conférence sont pris en charge par le laboratoire jusqu’à concurrence d’un montant forfaitaire dépendant du pays ou de la région (https://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais). Notez bien que cet argent provient des ressources propres et laboratoire ou le plus souvent de projets dont les ressources sont finies.
Certaines régions du monde (par exemple le Japon : https://international.cnrs.fr/missions-a-letranger) sont soumises à des autorisations préalables auprès du Fonctionnaire de Sécurité de Défense (FSD) qui nécessitent donc de préparer la mission encore plus en avance pour tenir compte de ces délais supplémentaires (prévoyez de long délais). La procédure complète officielle (en complément aux informations pratiques données ici) est disponible ici : https://intranet.cnrs.fr/Cnrs_pratique/partir_mission/Pages/default.aspx .

Il est nécessaire d’obtenir un “ordre de mission” (OM) pour son voyage (couverture par une assurance et remboursement des frais). Veuillez noter que l’OM est obligatoire pour tous les déplacements professionnels (avec ou sans frais). La demande se fait en envoyant par courrier électronique la demande d’ordre de mission (annexe F) avec le programme de la conférence, au moins 15 jours en avance pour les missions en France, et 30 jours pour les missions internationales. Pour des cas exceptionnels, il est possible de faire une demande d’avance des frais de missions : préparez-vous bien assez tôt (2 mois à l’avance), et remplissez le document (annexe G).

Pratiquement, pour les différents aspects de la mission :

  • Frais d’inscription à la conférence : Elle se fait, sauf cas particuliers (tel que le colloque Louis Néel) en payant au moyen d’une “carte de crédit” (carte achat) du laboratoire. Il faut la demander au secrétariat. Il va sans dire que cette carte doit être usée avec précaution et la confirmation du paiement est à envoyer au secrétariat pour un suivi de dépenses ! Ne pas oubliez de demander une facture pour justifier de la dépense (obligatoire pour les projets européens).
  • Préparation administrative du voyage : Envoyer, à Nathalie, la demande d’ordre de mission 15 à 30 jours avant. Vérifier si un visa est nécessaire (Pour les USA, vérifier si vous avez besoin d’un ‘ESTA’ : https://esta.cbp.dhs.gov/ , pour la Chine : http://bio.visaforchina.org/PAR2_FR/ ). Attention, si vous avez un visa pour travailler en France, il ne doit pas expirer moins de 2 mois après votre retour (vérifiez encore !). Pour certains pays (p.ex. Russie) la date de validité du passeport est aussi importante pour les membres de l’UE. Prenez soin de vérifier le site des affaires étrangères. Les frais de visa ou d’ESTA sont pris en charge par le laboratoire.
  • Les agents CNRS titulaires ou non titulaires (PhD CNRS, postdocs) ou toutes personnes dont les missions sont financées par le CNRS, quel que soit le pays, doivent  :
  • Réservation d’hôtel : A l’étranger, l’hôtel se réserve par vos propres moyens. Notez que le prix maximum de l’hébergement dépend évidemment du forfait. En France, les hôtels se réservent obligatoirement à travers le portail informatique Simbad : http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/simbad.htm. Notez bien que AirBnB (et équivalents) n’est pas une solution acceptée par le CNRS. Le « valideur » est Anne Dussart ou Nathalie Lesauvage.
  • Réservation des transports : Les transports internationaux et sur le territoire français peuvent pratiquement tous être réservés en passant par le même site http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/agence/simbad.htm . Le « valideur » est Anne Dussart ou Nathalie Lesauvage. Notez ici que le prix des transports, notamment l’avion, est parfois modulable (bien examiner la page) ! Vous voyagerez en seconde classe (même s’il y a des prix sur la première). Les transports locaux sont remboursables, à condition que vous puissiez fournir les preuves d’achats.
  • Préparation d’une affiche : Les affiches peuvent être imprimées par Thales : idéalement, envoyez un PDF à Laurence Delhumeau et/ou André Reines. Prévoyez un délai raisonnable (2-3 jours) avant votre départ ! Quelques tubes à poster sont disponibles au secrétariat qui doivent bien entendu être rapportés après la conférence.
  • Le jour du départ : N’oubliez pas votre OM et une copie de vos papiers (billets, passeport, assurance –> annexe I, etc.). Prenez soin de votre ordinateur portable (pas en soute !), mais tenez aussi compte des restrictions, par exemple pour aller aux USA quelques modèles de smartphones sont interdits (si vous y stockiez tous vos billets, le reste de votre séjour sera compliqué), parfois l’ordinateur est interdit, les batteries, etc.
  • Sur place : Conservez tous les tickets des repas, sans quoi ils ne vous seront pas remboursés. Notez que vous êtes remboursés au forfait (base de 17,5 % de l’indemnité forfaitaire par repas) - les petits déjeuners sont normalement inclus dans le forfait hébergement. Par ailleurs, pour vous faire rembourser les frais divers, conservez les tickets des transports locaux quel que soit le montant ainsi que les frais de connexion internet. Prenez soin de vos affaires et de votre matériel informatique (annexe H). Prenez avec vous les informations quant à l’assurance du CNRS (annexe I).
  • Au retour : Demande de remboursements des frais de missions sur présentation de tous les justificatifs de dépenses. Bien préparer l’ensemble des pièces : coller à l’adhésif les tickets sur une feuille par ordre chronologique et résumer les frais (nombre de repas, somme des frais de transport et d’hôtel) et les remettre au secrétariat.